Sistem informasi merupakan aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen. Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan. Secara teknis sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Sistem Informasi dapat dibedakan menjadi 2, sistem informasi manual dan sistem informasi berbasis komputer (CBIS). CBIS atau selanjutnya disebut sistem informasi (SI) adalah jenis sistem informasi yang menggunakan computer.
Pengertian Sistem Informasi
1 Alter (1992)
Sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
2 Bodnar dan Hopwood (1993)
Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.
3 Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990)
Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai.
4 Hall (2001)
Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.
5 Turban, McLean, dan Wetherbe (1999)
Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.
6 Wilkinson (1992)
Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumberdaya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
Contoh Sistem Informasi :
1 Sistem reservasi pesawat terbang
2 Sistem untuk menangani penjualan kredit kendaraan bermotor
3 Sistem biometric
4 Sistem POS (point-of-sale)
5 Sistem telemetri
6 Sistem berbasiskan kartu cerdas (smart card)
7 Sistem yang dipasang pada tempat-tempat publik yang memungkinkan seseorang mendapatkan informasi seperti hotel, tempat pariwisata, pertokoan, dan lain-lain
8 Sistem layanan akademis berbasis web
9 Sistem pertukaran data elektronis (Electronic Data Interchange atau EDI)
10 E-government atau sistem informasi layanan pemerintahan yang berbasis internet.
Sifat Sistem Informasi
1. Tidak harus kompleks
2. Bisa saja menggunakan sebuah computer
Kemampuan Sistem Informasi
(Turban, McLean, dan Wetherbe, 1999)
1 Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar, dengan kecepatan tinggi
2 Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antarorgansiasi yang murah, akurat, dan cepat
3 Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses
4 Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak di seluruh dunia dengan cepat dan murah
5 Meningkatkan efektivitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau pada beberapa lokasi
6 Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikiran manusia
7 Mengotomasikan proses-proses bisnis yang semiotomatis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual
8 Mempercepat pengetikan dan penyuntingan
9 Melaksanakan hal-hal di atas jauh lebih murah daripada kalau dikerjakan secara manual
PERANAN SISTEM INFORMASI
(Alter, 1992)
1 Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas-tugas Otomasi
2 Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendali dalam sebuah subsistem
3 Mengkoordinasikan subsistem-subsistem
4 Mengintegrasikan subsistem-subsistem.
TANTANGAN MANAJEMEN
Ada banyak teknologi alternatif untuk membantu perusahaan mencapai keamanan dan kontrol, tapi disiplin organisasi diminta untuk menggunakan teknologi-teknologi tersebut secara efektif.
1. Tantangan investasi sistem informasi
2. Tantangan strategik bisnis
3. Tantangan globalisasi
4. Tantangan infrastruktur teknologi informasi
5. Tantangan tanggung jawab dan pengawasan: etika dan keamanan.1. Pendekatan Teknis
1 Ilmu Komputer, fokus pada akses penyimpanan data.
2 Metode Kuantitatif, fokus pada praktik manajemen.
3 Riset Operasi, fokus pada parameter terpilih.
4 Menekankan pada model normatif berbasis matematis pada ilmu sistem informasi sebagaimana teknologi fisik dan kapabilitas formal pada sistem.
5 Disiplin yang disumbangkan pada pendekatan teknis adalah ilmu komputer, ilmu manajemen dan riset operasi. Ilmu komputer menekankan pada teori tentang kemampuan menghitung, metode komputasi, dan metode penyimpanan dan akses data yang efisien. Ilmu manajemen menekankan pada pengembangan model untuk pengambilan keputusan dan praktek manajemen.
2. Pendekatan Perilaku
1 Ahli Sosiologi, mempelajari keterkaitan Individu.
2 Ahli Psikologi, mempelajari keterkaitan dengan pola pengambilan keputusan.
3 Ahli Ekonomi, mempelajari keterkaitan dengan proses produksi.
4 Bagian penting dalam bidang sistem informasi adalah isu perilaku yang muncul dalam pengembangan dan pemeliharaan jangka panjang dari sistem informasi. Isu seperti integrasi strategik bisnis, desain, implementasi, utilisasi dan manajemen tidak dapat digali dengan baik dengan pendekatan teknis.
3. Pendekatan lain Sistem Sosioteknik
1 SIM menggabungkan tataran teoritis dari ilmu komputer, ilmu manajemen & riset operasi dengan orientasi praktis melalui pembuatan sistem dan aplikasi. Juga menekankan pada isu keperilakuan yang diangkat oleh sosiologi, ekonomi dan psikologi.
2 Perspektif sistem sosioteknik membantu menghindari pendekatan teknologi murni pada sistem informasi. Penekanannya adalah pada perlunya optimasi kinerja sistem secara keseluruhan, baik teknis maupun perilaku. Hal ini berarti bahwa teknologi harus diubah dan didesain agar sejalan dengan kebutuhan organisasi dan individu.
PERAN BARU SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM ORGANISASI
1 Inisiasi dan perancangan sistem informasi strategis.
2 Perencanaan, pengembangan dan pengendalian infrastruktur.
3 Menggabungkan internet dan e-commerce kedalam bisnis.
4 Mengelola integrasi sistem, termasuk internet, intranet dan extranet.
5 Kerjasama dengan tingkat eksekutif dalam menjalankan bisnis.
6 Mengelola outsourcing.
7 Secara proaktif menggunakan pengetahuan bisnis dan teknologi untuk menggali ide-ide inovatif tentang TI.
8 Menciptakan aliansi bisnis dengan vendor dan IS Department dalam organisasi lain.
9 Menyediakan lingkungan komputasi yang baru.
10 Sebagai tambahan dari fungsi tradisioanl : pengelolaan keamanan sistem, pengembangan dan perawatan, operasional komputer.
PERAN SIM PADA PENGAMBILAN KEPUTUSAN DI DALAM ORGANISASI
Dukungan sistem informasi manajemen pada pembuatan keputusan dalam suatu organisasi dapat diuraikan menurut tiga tahapan proses pembuatan keputusan, yaitu pemahaman, perancangan (design), dan pemilihan. Dukungan SIM biasanya melibatkan pengolahan, file komputer maupun non komputer.
Pada tahap pemahaman hubungannya dengan SIM adalah pada proses penyelidikan yang meliputi pemeriksaan data baik dengan cara yang telah ditentukan maupun dengan cara khusus. SIM harus memberikan kedua cara tersebut. Sistem Informasi sendiri harus meneliti semua data dan mengajukan permintaan untuk diuji mengenai situasi-situasi yang jelas menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk masalah-masalah yang diketahui dengan jelas agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas sehingga masalah-masalah tersebut dapat ditangani. Pada tahap ini juga perlu ditetapkan kemungkinan-kemungkinannya. Dukungan SIM memerlukan suatu data base dengan data masyarakat, saingan dan intern ditambah metode untuk penelusuran dan penemuan masalah-masalah.
Pada tahap perancangan (design), kaitannya dengan SIM adalah membuat
model-model keputusan untuk diolah berdasarkan data yang ada serta memprakarsai pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang tersedia harus membantu menganalisis alternatif-altematif. Dukungan SIM terdiri dari perangkat lunak statistika serta perangkat lunak pembuatan model lainnya. Hal ini melibatkan pendekatan terstruktur, manipulasi model, dan sistem pencarian kembali data base.
Pada tahap pemilihan, SIM menjadi paling efektif apabila hasil-hasil perancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan keputusan. Apabila telah dilakukan pemilihan, maka peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penilaian kemudian. Dukungan SIM pada tahap pemilihan adalah memilih berbagai model keputusan melakukan analisis kepekaan (analisis sensitivitas) serta menentukan prosedur pemilihan. Dukungan SIM untuk pembuatan keputusan terdiri dari suatu database yang lengkap, kemampuan pencarian kembali database, perangkat lunak statistika dan analitik liainnya, serta suatu dasar model yang berisi perangkat lunak pembuatan model-model keputusan.
Pada dasarnya peranan SIM tersebut pada proses pemahaman yang menyangkut penelitian lingkungan untuk kondisi-kondisi yang memerlukan keputusan. Istilah pemahaman di sini mempunyai arti sama dengan pengenalan masalah. Kemudian pada proses perancangan serta pada prosed pemilihan. Sering orang menyatakan bahwa komputer akan mengambil keputusan, ini merupakan suatu pemyataan yang salah kaprah dan tidak mengetahui letak peranan komputer serta bagaimana suatu proses pengambilan keputusan dilakukan. Keputusan sebenarnya hanya dapat diambil atau dilakukan oleh manusia.
Dukungan SIM pada tahapan penelusuran dapat dilakukan menggunakan perangkat lunak untuk penelusuran masalah. Pada tahapan ini kegiatan-kegiatan yang dilakukan adalah mencari atau menyaring keadaan lingkungan organisasi baik internal maupun eksternal untuk menunjukkan adanya peluang dan masalah.
Jenis-jenis peluang atau masalah yang ditemukan pada tahapan penelusuran dapat dikelompokkan sebagai berikut:
a. Peluang, meliputi:
1) Peluang untuk laba
2) Peluang untuk pengurangan resiko masyarakat
3) Peluang untuk pelayanan
b. Masalah, meliputi:
1) Masalah yang mempengaruhi permintaan akan barang/jasa
2) Masalah yang mempengaruhi prestasi
3) Masalah resiko
Sistem informasi untuk mengidentifikasi peluang atau masalah memerlukan unsur sebagai berikut:
a. Basis data, meliputi:
1) Basis data masyarakat
2) Basis data lingkungan
3) Basis data lingkungan persaingan
4) Basis data intern organisasi
b. Pengolahan dan penelusuran
1) Penelusuran terstruktur yang kontinyu
2) Penelusuran terstruktur yang khusus (adhoc)
3) Penelusuran tidak terstruktur yang khusus
4) Penelusuran tidak terstruktur yang khusus memerlukan kemampuan SIM untuk menyediakan sarana pencarian kembali data-data secara langsung (on line)
c. Laporan, meliputi:
1) Keluaran yang langsung untuk perangkat lunak tahapan desain
2) Keluaran yang menyatakan desain keputusan
3) Keluaran yang menyatakan langkah pilihan keputusan yang harus diikuti
4) Keluaran yang menyatakan suatu pemecahan atau peluang yang mungkin tetapi tanpa indikator-indikator tindakan mendatang
PELUANG BARU DENGAN TEKNOLOGI INFORMASI
Perusahaan-perusahaan saat ini memiliki peluang untuk menciptakan website yang reliabel dan strategi-strategi yang dapat mendukung e-commerce dan e-business. Lebih mendalam, pendapatan, liabilitas, reputasi, kesan merek – dan bahkan kemampuan perusahaan untuk bertahan.
Pengembangan sistem informasi yang baru membutuhkan suatu perencanaan sistem teknologi informasi. Pembuatan perencanaan strategis sistem teknologi informasi adalah sebagai langkah awal dalam membuat perencanaan sistem teknologi informasi. Pada tahap awal penelitian dilakukan studi literatur tentang sistem informasi dan perencanaan strategis sistem teknologi informasi. Tahap selanjutnya dilakukan pengumpulan data dan informasi sesuai dengan kebutuhan penelitian. Tahap berikutnya dilakukan analisis bisnis dan analisis sistem teknologi informasi. Analisis bisnis yang dilakukan adalah analisis 5 competitive forces model Porter, analisis Strength Weaknesses Opportunity Threaths (SWOT), analisis value chain. Analisis sistem teknologi informasi yang dilakukan adalah analisis Information System Strategic Grid model McFarlan dan analisis kesenjangan. Bagian akhir analisis dilengkapi dengan rekomendasi strategi untuk pengembangan sistem teknologi informasi. Perbandingan antara kondisi sistem teknologi informasi XYZ dan kedua kompetitornya, yaitu THF dan MAF, dari segi teknis dan spesifikasinya adalah tidak jauh berbeda.
Sistem informasi sebagai sebuah disiplin memang belum berumur panjang. Pada tahun 1972 American Computer Society (ACM) mempublikasikan kurikulum program master dua tahun dalam bidang computing in a business context (Avgerou, 2000). Kemudian pada tahun 1977, MIS Quarterly diterbitkan sebagai jurnal pertama yang mendedikasikan dalam publikasi artikel dengan kajian sistem informasi.
Secara garis besar, lingkup penelitian sistem informasi meliputi pengembangan, penggunaan dan aplikasi sistem informasi oleh individu, organisasi dan masyarakat (Baskerville dan Myers, 2002). Domain yang sangat luas ini memungkinkan adanya diskursus antara disiplin ini dengan disiplin yang lain. Bagian selanjutnya akan membahas secara garis besar diskursus yang terjadi.
Pandangan Konvensional
Pada masa perkembangan awal sistem informasi dua dekade yang lalu, para ahli sistem informasi menganggap bahwa sistem informasi adalah disiplin terapan yang didasarkan pada bidang ilmu lain yang lebih fundamental dan merupakan disiplin acuan (Baskerville dan Myers, 2002). Keen (1980) menyatakan bahwa sistem informasi adalah disiplin terapan yang didasarkan pada disiplin acuan (reference discipline). Karena disiplin acuan lebih matang daripada sistem informasi, maka para peneliti sistem informasi dapat meminjam dan mempelajari teori, metode, dan contoh dari penelitian-penelitian berkualias dalam bidang disiplin acuan.
Sejak saat itu, para ahli di bidang sistem informasi banyak mendiskusikan disiplin ilmu yang menjadi acuan sistem informasi. Pada awal perkembangannya, sistem informasi utamanya didasarkan pada bidang rekayasa atau teknik, ilmu komputer, teori sistem sibernetik, matematika, sains manajemen, dan teori keputusan perilaku (behavioural decision theory). Pada awalnya, pada ahli di bidang sistem informasi mempunyai latar belakang pendidikan dalam disiplin-disiplin ini. Sehingga, tidak mengherankan, jika disiplin-disiplin ini dianggap mendasari sistem informasi (Keen, 1980; Mendelson et al., 1987).
Sejalan dengan perkembangan sistem informasi, disiplin acuan sistem informasi menjadi semakin banyak. Disiplin acuan sistem informasi dapat dikelompokkan ke dalam tiga kategori (Baskerville dan Myers, 2002):
- Teori fundamental (fundamental theory). Yang termasuk dalam kategori ini antara lain adalah ilmu sistem.
- Disiplin dasar (undelying disciplines). Termasuk dalam kategori ini di antaranya adalah ilmu politik, psikologi, dan sosiologi.
- Disiplin terapan yang terkait (related applied discplines). Ilmu komputer, akuntansi, keuangan, manajemen, dan sains manajemen adalah contoh disiplin yang masuk dalam kategori ini.
Menurut Baskerville dan Myers (2002), hanya sedikit ahli sistem informasi yang mempertanyakan kembali asumsi yang menyatakan bahwa sistem informasi didasarkan pada disiplin lain yang menjadi acuan dan lebih fundamental, dan sebaliknya, sistem informasi tidak mempunyai tradisi penelitian sendiri. Hal ini berarti, para peneliti sistem informasi meminjam dan mempelajari teori, metode, dan contoh dari penelitian-penelitian berkualitas dalam disiplin lain, tetapi para peneliti disiplin lain tidak meminjam dan mempelajari metode, teori, dan contoh dari penelitian-penelitian berkualitas dalam bidang sistem informasi. Dengan demikian, alir pengetahuan dan informasi hanya satu arah (lihat Gambar 1).
Gambar 1. Pandangan konvensional, system informasi sebagai komponen terakhir dalam rantai makanan intelektual. (Sumber: Barkerville dan Myers, 2002).Baskerville dan Myers (2002) mengandaikan disiplin sistem informasi berada dalam komponen terakhir dalam rantai makanan intelektual. Menurut mereka, pandangan konvesional ini sekarang sudah kedaluwarsa.
Kondisi Kini
Perkembangan dalam bidang penelitian sistem informasi telah menjadikannya mempunyai tradisi penelitian tersendiri Baskerville dan Myers (2002). Lee (1991) mendifinisikan lingkung kajian dan perspektif dalam penelitian sistem informasi lebih dari sekedar menguji sistem teknologi, atau sistem sosial, atau bahkan dua-duanya, tetapi penelitian dalam bidang ini juga menginvestigasi fenomena yang muncul ketika kedua sistem berinteraksi. Hal inilah yang membedakan pespektif penelitian dan lingkup kajian sistem informasi berbeda dengan disiplin lain.
Davis (2000) mengidentifikasi lima bidang kajian yang berkembang dalam bidang sistem informasi (lihat Tabel 1).
Sejalan dengan perkembangannya, bidang sistem informasi juga mempunyai banyak hal yang bisa digunakan oleh peneliti dalam disiplin lain. Hal ini diperkuat oleh kenyataan bahwa kini teknologi dan sistem informasi digunakan hampir pada semua sektor. Sistem informasi penting untuk sektor swasta dan pemerintah, individu, organisasi, negara, dan organisasi antarnegara. Sistem informasi menyebar ke banyak bidang seperti pertanian, manufaktur, jasa, pendidikan, kesehatan, pertahanan, dan pemerintahan. Fenomena dimana teknologi dan sistem informasi dengan cepat menjadi bagian dari masyarakat menjadikan banyak disiplin ilmu menaruh perhatian pada teknologi ini. Peneliti dalam bidang lain menyadari bahwa banyak hal yang terjadi karena pengaruh teknologi informasi.
Tabel 1. Bidang kajian sistem informasi
Contoh konsep, teori, proses, dan aplikasi
1. Proses manajemen sistem informasi
- Perencanaan strategik untuk infrastuktur dan aplikasi- Evaluasi sistem informasi pada sebuah organisasi- Manajemen personel sistem informasi- Manajemen fungsi dan operasi sistem informasi2. Proses pengembangan sistem informasi
- Manajemen proyek sistem informasi- Manajemen resiko proyek sistem informasi- Organisasi dan partisipasi dalam proyek- Kebutuhan teknis dan sosial- Akuisisi aplikasi- Implementasi sistem- Pelatihan, penerimaan, dan penggunaan 3. Konsep pengembangan sistem informasi
- Konsep metode- Konsep sosio-teknikal- Konsep dekomposisi rasional pada kebutuhan sistem - Konstruksi sosial kebutuhan sistem- Konsep kesalahan dan pendeteksian kesalahan- Konsep pengujian untuk sistem sosio-teknikal yang kompleks- Konsep kualitas sistem informasi4. Representasi dalam sistem informasi
- Konsep basisdata dan basis pengetahuan- Representasi “dunia nyata” - Pengkodean- Penyimpanan, pemanggilan kembali, dan transmisi- Penelusuran kejadian (event)- Representasi perubahan kejadian- Representai struktur sistem5. Sistem aplikasi
- Manajemen pengetahuan- Sistem pakar- Sistem pendukung keputusan dan sistem pendukungan keputusan untuk grup- Sistem kerjasama dan tim maya- Kerja-jarak-jauh (telecommuting) dan sistem kerja tersebar- Sistem rantai pasokan (supply chain)- Sistem enterprise resource planning- Sistem antar- dan dalam organisasi- Sistem pelatihan- Sistem e-commerce- Sitem pendukung konsumenSumber: Baskerville dan Myers (2002) dan Davis (2000).
Sebagai contoh, para peneliti bidang pemasaran sekarang menaruh perhatian pada e-commerce dan pengaruh teknologi baru pada perilaku konsumen, periklanan, dan sebagainya. Peneliti dalam bidang pendidikan, di antaranya meneliti penggunaan multimedia dalam proses pembelajaran dan penggunaan Internet untuk pendidikan jarak jauh. Peneliti dalam bidang administrasi pemerintahan sekarang juga menaruh perhatian dalam e-government dan hal-hal yang terkait dengannya. Penelitian dalam bidang lain seperti bisnis internasional, studi komunikasi dan media, manajemen sumberdaya manusia, dan manajemen operasi juga banyak menaruh perhatian pada sistem informasi.
Gambar 2. Pandangan mutakhir, sistem informasi sebagai disiplin acuan dalam diskursus dengan disiplin acuan yang lain. (Sumber: Barkerville dan Myers, 2002).
Menurut Baskerville dan Myers (2002) sistem informasi tidak hanya membuat sub-disiplin baru, tetapi juga mendorong munculnya disiplin yang sama sekali baru seperti bio-informatika, bio-teknologi, dan sistem informasi geografis. Sejalan dengan perkembangan ini, disiplin sistem informasi tidak lagi hanya sebagai disiplin pemakai teori, metode, dan hasil-hasil penelitian disiplin lain, tetapi disipin lain juga bisa memakai teori, metode, dan hasil-hasil penelitian dalam sistem informasi (lihat Gambar 2). Sebagai akibatnya, peneliti dalam bidang sistem informasi mempunyai peluang besar untuk melakukan penelitian bersama dengan peneliti dalam bidang-bidang yang lain.
Dalam perspektif yang berbeda, disiplin sistem informasi merupakan perkawinan antara disiplin manajemen dan teknik serta mempunyai hubungan yang erat dengan praktek di lapangan. Posisi disiplin sistem informasi ini sejalan dengan definisi yang dikembangkan oleh Association for Computing Machinery (ACM), Association for Information Systems (AIS) dan Association of Information Technology Professionals (AITP). Sebagai sebuah disiplin, sistem informasi mepunyai dua bidang kajian (G. B. Davis et al., 1997):
- akuisisi, penggunaan, dan manajemen sumberdaya dan layanan teknologi informasi; dan
- pengembangan dan evolusi infrastruktur dan sistem teknologi untuk mendukung proses bisnis dalam organisasi.